Vereinfachen? Verdrängen? Verzetteln? - 7 Tipps zum Umgang mit Komplexität

Alles ist wahnsinnig komplex. Keiner blickt mehr durch. Verunsicherung und Sehnsucht nach Orientierung macht sich breit. Oft wird mit Komplexität bezeichnet, was schwierig und undurchschaubar erscheint. Nicht immer trifft dies zu.
 
„Only Variety can destroy Variety“. Ashby stellte in seinem „Law of Requisite Variety fest, dass ein System die Varietät seiner Umwelt umso besser absorbieren oder steuern kann, desto größer seine eigene Handlungsvarietät ist.
 
Unter Komplexität wird die Vielfalt der Zustände und Zustandskonfigurationen verstanden. Komplexität variiert mit der Anzahl einbezogener Einheiten und der Anzahl der durch Aktionen ausgelösten Beziehungen zwischen diesen Einheiten und der Variabilität der Einheiten und Aktionen.
 
Sie unterscheidet sich von der Kompliziertheit durch ihre Eigendynamik und Unvorhersehbarkeit. Uhrmacher sind zu Recht stolz auf die Komplikationen, die sie in ihre Uhren gezielt einbauen. Der Mechanismus bleibt stabil und berechenbar. Ganz anders ist dies bei Komplexität, wo Entwicklung unvorhersehbar stattfindet. Sie verunsichert auch deshalb, weil sie nicht durch Wissen beherrscht werden kann.
 
Organisationen entwickeln sinnvollerweise eine zunehmende Komplexität. So können sie den Anforderungen in ihrem Umfeld erfolgreich begegnen. Komplexitätstreiber sind z.B. veränderte Kundenansprüche, Produktvielfalt, unterschiedliche Technologien, internationale Verflechtungen und zunehmende Regularien.
 
Komplexität hat allerdings auch eine Schattenseite. Dann zeigt sie sich als Bürde in Form von unklaren Verantwortlichkeiten, ineffizienten Prozessen und wachsender Bürokratie. Zielkonflikte, hoher Koordinationsaufwand und träge Entscheidungen machen das Leben schwer. Nicht nur das Engagement der Mitarbeiter leidet darunter, sondern auch die Innovationsfähigkeit und der Kundenservice des Unternehmens.
 
Was ist also zu tun? Kann man Komplexität überhaupt managen? Hier sind sieben Tipps dazu.
 

1. Vermeiden Sie Redundanzen und Zielkonflikte. Die Strukturen der Organisation sollen dem Zweck oder „Purpose“ dienen. Die funktionalen Anforderungen sind folglich die Grundlage für das Organisationsdesign. Wie gut werden die Anforderungen durch Einheiten, Projekte und Rollen erfüllt? Identifizieren Sie Doppelgleisigkeiten und funktionale Konflikte und überprüfen Sie, wie diese z.B. durch strukturelle oder zeitliche Trennung oder eine bessere organisationale Logik aufgelöst werden können.
   
2. Reduzieren Sie die Ebenen. Eine Reduktion der Ebenen führt zu Kostenreduktionen, weniger Informationsverlust, schnelleren Entscheidungen und macht Mikromanagement unwahrscheinlicher. Übertreiben Sie allerdings nicht. Denn dann kehrt die Arbeitsüberlastung der Führungskräfte die wünschenswerten Effekte wieder ins Gegenteil.
   
3.  Erleichtern Sie Informationsaustausch und Koordination. Koordinationskosten können reduziert werden, indem man logische Gruppierungen von in Beziehung stehenden Rollen findet. Ein hilfreiches Werkzeug ist die Design Structure Matrix. Bei voraussehbaren Aufgaben erleichtern Planung und Prozesse zur Koordination verschiedener Einheiten. Je weniger voraussagbar Vorhaben sind, desto mehr persönliche, kostenintensive Koordination ist erforderlich. Häufig wird diese allerdings auch dann eingesetzt, wenn sie nicht erforderlich wäre. Die Folge: Mitarbeiter versinken in einer Email-Flut und ineffektiven Meetings.
   
4.  Vereinfachen Sie die Strategieentwicklung. Umfangreiche Analysen, Forecasts und Pläne sowie detaillierte Budgets sind in komplexen Situationen nicht zielführend. Identifizieren Sie, mit welchen Stellschrauben sie den Gewinn erhöhen könnten – und was sie bisher daran hindert.  Konzentrieren Sie sich auf diesen Engpass und entwickeln Sie gute Regeln. Diese sind auf eine Handvoll Aspekte begrenzt, lassen sich leicht auf Handlungen und Entscheidungen anwenden und bieten eine klare Orientierung, ohne zu enge Vorgaben zu machen. Überprüfen Sie diese Regeln konsequent und passen sie diese bei Bedarf an.
   
5.  Schaffen Sie Freiräume. Gebe Sie ihren Mitarbeitern klare Ziele und die Möglichkeit selbstorganisiert und flexibel zu agieren. Schaffen Sie unnütze Hürden ab und vermeiden Sie Mikromanagement. Prüfen Sie beispielsweise, wie viele Mitarbeiter Kostenabrechnungen oder kleinere Anschaffungen abzeichnen müssen. Oder wie häufig Präsentationen abgestimmt werden müssen, bevor sie freigegeben werden.
   
6.  Suchen Sie Vielfalt. Wer komplex denkt, sieht das Ganze, den Zusammenhang. Dafür braucht es die Fähigkeit eine andere Perspektive einzunehmen. Verschiedenartigkeit, soziale Intelligenz und die Fähigkeit zur Improvisation sind Grundbestandteile des Werkzeuges, mit dem man aus der Komplexität das Bestmögliche herausholen kann. Der Schlüssel liegt darin, kluge Leute zu finden, die anders denken. Sie vereint die Neugier bei gleichzeitig unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungen. Widerstehen Sie der natürlichen Tendenz sich mit Menschen zu umgeben, die uns ähnlich sind.
   
7.  Bleiben Sie gelassen.  Komplexe Umgebungen sorgen oft für Turbulenzen, die kraftraubend sein können. Dinge ändern sich ständig und erhofftes trifft nicht ein. Gelassenheit ist die Kunst, auch in verfahrenen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Sie ist eine Haltung, für die man sich bewusst entscheidet und in der man sich üben muss. Eine wichtige Voraussetzung ist, sich selbst und seine Stressmuster gut zu kennen und mit diesen gut umzugehen. Atemübungen, Bewegung oder einfache die Gedanken auf Papier zu bringen können hilfreich sein.
   

 
Die Welt ist ein Überraschungsraum, in denen wir Vorsorgesysteme in Form von hoch ritualisierten Verhaltensmustern eingeführt haben. Durch ihren Wiederholungscharakter gaben sie uns ein Gefühl von Stabilität. Diese war immer eine Illusion. Es folgt Enttäuschung. Die Akzeptanz der Vieldeutigkeit und begrenzten Beherrschbarkeit fällt uns schwer. Wir sehen uns zurück nach einfachen Antworten. Vereinfachung ist auch wichtig und richtig, allerdings nur begrenzt einsetzbar. Albert Einstein empfahl schon „Alles muss so einfach wie möglich gemacht werden, aber nicht einfacher“.